Структура данных в системе электронного документооборота (СЭД) может быть организована с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых функций. 1

С точки зрения программно-аппаратного комплекса СЭД состоит из серверов, рабочих станций, программного обеспечения, сетевого оборудования и дополнительного оборудования. 1

С точки зрения выполняемых функций структура включает в себя модули, которые реализуют различные действия: 1

• Модуль ввода данных. 1 Обеспечивает внесение исходной информации в систему. 1 Данные могут поступать из различных источников: бумажных документов, сканеров, почты, онлайн-форм и пр.. 1
• Модуль индексирования. 1 Обеспечивает регистрацию и систематизацию данных. 1 С его помощью СЭД может организовать хранение и поиск необходимых документов в соответствии с потребностями пользователей. 1
• Модуль обработки документов. 1 Обеспечивает распределение информации и документов по заданным правилам. 1
• Модуль управления доступом. 1 Обеспечивает распределение информации и документов по пользователям. 1 Каждый пользователь системы может работать только с тем набором документов, которые ему необходимы. 1
• Модуль маршрутизации. 1 Необходим для организации работы с документами. 1 В этом модуле заданы правила движения и обработки документов. 1
• Модуль системной интеграции. 1 Обеспечивает передачу данных между системами, с которыми работает СЭД. 1
• Модуль хранения документов и данных. 1 Реализует функции базы данных документов. 1 За счёт этого модуля обеспечивается хранение, архивирование, восстановление, резервное копирование документов. 1

Структурированная часть документа в СЭД может включать: 2

• Набор атрибутов стандартных типов (строка, число, дата, время). 2
• Атрибуты перечисления (простые справочники). 2 Для различных типов документов атрибуты могут быть заполнены предопределёнными значениями различных типов (вид договора, уровень доступа и пр.). 2
• Атрибуты, заполняемые из справочников. 2 Это могут быть сложноорганизованные справочники (например, сотрудников, контрагентов, номенклатуры дел или товарных позиций и пр.). 2
• Атрибуты, специфичные для конкретной системы обработки документов. 2

Также в СЭД может быть служебная информация, которая накапливается в ходе обработки документов и нужна не для реализации логики приложения, а для других задач, например, аудита, анализа безопасности и производительности. 2

Ещё один вид информации в СЭД — информация о достоверности. 2 С её помощью подтверждается подлинность авторства и неизменности документа. 2 Для этого, как правило, используются механизмы электронной подписи с использованием сертификатов. 2