Несколько способов оптимизировать работу системы печати в крупной корпоративной сети:

• Анализ существующих расходов. 1 Нужно выявить, какое оборудование используется, сколько оно потребляет ресурсов, определить, какие сотрудники и отделы печатают больше всего, оценить затраты на сервисное обслуживание. 1
• Переход на централизованное управление печатью. 1 Вместо десятков отдельных принтеров в каждом отделе выгоднее использовать единые МФУ с функцией безопасной аутентификации пользователей. 1 Это позволяет сократить расходы на закупку картриджей и техническое обслуживание, уменьшить количество печатного оборудования без ущерба для производительности, настроить систему отчётности по расходам. 1
• Использование систем контроля и ограничения печати. 1 Программные решения позволяют контролировать объёмы печати, ограничивать ненужные задания и перераспределять нагрузку. 1 Например, можно запретить цветную печать для определённых сотрудников или автоматически отправлять документы на печать в наиболее экономичном режиме. 1
• Автоматизация процессов печати. 1 Можно внедрить систему автоматизированного мониторинга, которая отслеживает остаток тонера и отправляет заявки на пополнение без участия сотрудников. 1 Также полезен дистанционный мониторинг и диагностика оборудования, которые позволяют предотвращать поломки и сокращать время простоя оборудования. 1
• Защита данных и предотвращение утечек. 1 Можно использовать персональную идентификацию при печати с помощью PIN-кодов, карт доступа или биометрических данных. 1 Также полезно вести учёт всех отправленных на печать документов, фиксировать, кто и когда их распечатал. 1 Это помогает предотвращать несанкционированный доступ к информации. 1
• Оптимизация использования расходных материалов. 2 Можно настроить двустороннюю печать по умолчанию, чтобы сократить расход бумаги, использовать экономичный режим печати, оптимизировать форматы файлов. 2
• Сокращение объёмов печати. 2 Можно перейти на безбумажный документооборот, предварительно просматривать документы перед печатью, чтобы избежать ошибок и лишних распечаток, а также оценить необходимость печати в целом. 2

Для оптимизации работы системы печати в крупной корпоративной сети можно обратиться к специалистам или воспользоваться услугой аутсорсинга печати, когда управление печатной инфраструктурой передаёт специализированная компания. 23