Защита информации в документообороте обеспечивается комплексом мер, которые включают:

• Правовые меры. 1 Защита регулируется положениями Федерального закона Российской Федерации от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». 1 Например, если система документооборота обрабатывает персональные данные сотрудников, клиентов или партнёров, компания обязана обеспечить их конфиденциальность, целостность и доступность. 3

• Организационные меры. 3 Устанавливаются чёткие правила доступа к информации в системе документооборота. 3 Необходимо определить, кто имеет право просматривать, изменять или удалять определённые типы документов. 3 Доступ должен предоставляться на основе принципа наименьших привилегий: сотруднику должен быть предоставлен доступ только к той информации, которая необходима ему для выполнения его должностных обязанностей. 3

• Технические средства. 3 Используются современные антивирусные программы с актуальными базами данных сигнатур вирусов. 3 Антивирус должен быть установлен на всех компьютерах, подключённых к системе документооборота, а также на сервере. 3 Также применяются межсетевые экраны (Firewall) для защиты сети от несанкционированного доступа. 3

• Обучение персонала. 3 Сотрудники регулярно учатся правилам информационной безопасности. 3 Им рассказывают о существующих угрозах, методах социальной инженерии, правилах использования электронной почты и других каналах связи. 3