Защита данных при работе с электронными архивами обеспечивается комплексом мер и технических решений: 1

• Миграция. 1 Документы переносят на новые, более устойчивые при длительном хранении носители. 1
• Резервное копирование. 1 Предназначено для восстановления информации в архиве в случае программных и/или аппаратных сбоев. 1
• Антивирусная защита. 1 Предотвращает внешние злонамеренные попытки повреждения архива. 1
• Конверсия. 1 Помогает преобразовать документы из старых форматов в новые. 1
• Использование облачных хранилищ. 1 Провайдер контролирует сохранность носителей, защищает данные от вирусных атак, обеспечивает резервное копирование, поддерживает актуальность программного обеспечения. 1
• Шифрование информации и контроль доступа к ней. 1 Для шифрования используются встроенные средства защиты документов в последних версиях Word, Excel и PowerPoint. 1 Для контроля доступа к электронному архиву применяют доступ по паролю, по цифровому ключу, привязку доступа к устройству пользователя, например, по серийному номеру. 1
• Ограничение на копирование и редактирование документа. 1 Чаще всего устанавливается программными средствами. 1 Этой же цели служат метки и водяные знаки. 1

Также для обеспечения информационной безопасности необходимо создать чёткие правила работы с электронным архивом, обязательные для всех сотрудников, и проводить регулярные проверки соблюдения правил информационной безопасности. 2