Для обеспечения сохранности и безопасности электронных регистров бухгалтерского учёта рекомендуется:

• Хранить не меньше двух экземпляров одного документа. 1 При этом они должны находиться на разных физических устройствах. 1
• Использовать технические и программные средства для контроля, воспроизведения, копирования и перезаписи электронных документов. 1
• Регулярно сохранять страховую копию данных на отдельном носителе. 1 Например, на жёстком диске другого ПК или сервера, внешнем жёстком диске, флеш-носителе или других устройствах. 1
• Назначить лицо, ответственное за сохранность архива электронных документов. 2 Если его нет, то полномочия исполняет директор. 2 При хранении данных в информационной системе организации ответственность несёт руководитель IT-отдела. 2
• Регулярно проверять содержимое на физических носителях. 2 Это нужно делать минимум раз в пять лет. 2 В случае повреждения электронных данных файлы необходимо переписать в идентичном виде на новый носитель. 2
• Использовать шифрование данных. 3 Для этого можно настроить специальную программу, которая кодирует сведения при работе в бухгалтерской программе, отправке сообщений и даже простом наборе текста. 3

Правила хранения регистров бухгалтерского учёта в электронном виде нужно прописать в учётной политике учреждения. 4