Метаданные помогают в управлении электронными документами следующим образом:

• Защищают документы как свидетельства деловой деятельности и обеспечивают их доступность и используемость на протяжении всего жизненного цикла. 1
• Облегчают понимание документов. 1 Метаданные позволяют пользователям оценивать надёжность создателя документов, среду, в которой они были созданы, цель или предпринимаемые деловые операции, а также их взаимоотношения с другими документами или их комплексами. 13
• Обеспечивают доказательную силу документов. 1
• Гарантируют подлинность, надёжность и целостность документов. 1
• Поддерживают управление доступом, защиту персональных данных и прав. 1
• Поддерживают эффективный поиск и доступ к документам. 1
• Обеспечивают логическую связь между документами и контекстом их создания, а также хранят их структурированным, надёжным и эффективным способом. 1
• Поддерживают и идентифицируют технологическую среду, в которой электронные документы были созданы или введены, а также управляют этой средой для воспроизведения подлинных документов. 1
• Обеспечивают эффективную и успешную миграцию документов из одной среды или компьютерной платформы в другую. 1