Как информационные системы помогают в управлении документооборотом в компаниях?

Информационные системы, в частности системы электронного документооборота (СЭД), помогают компаниям в управлении документооборотом несколькими способами:

• Цифровизация работы с документами. 1 СЭД переводит в электронную форму все процессы работы с документами, включая создание, согласование, утверждение, отправку на ознакомление, учёт входящей и исходящей корреспонденции. 1
• Прозрачность и контроль. 1 СЭД объединяет всю информацию по документам и процессам, фиксирует, кто и когда работал с карточкой, какие изменения были внесены, в каком порядке следуют друг за другом версии. 1
• Оптимизация и аналитика. 1 СЭД предоставляет инструменты для анализа рабочих процессов. 1 Если на каком-то этапе происходят задержки, система помогает это определить. 1
• Обеспечение чёткого соблюдения корпоративных регламентов и других процедур. 1 Возможности СЭД позволяют настроить состав участников процессов и их порядок. 1
• Упрощение поиска. 1 СЭД часто содержат различные механики для упрощения поиска документов и другой информации. 1
• Автоматизация ручных действий. 1 СЭД могут автоматизировать широкий спектр действий, которые ранее выполнялись вручную. 1
• Снижение расходов. 1 СЭД помогают сократить расходы на печать документов и пересылку. 1
• Обеспечение защищённости данных. 2 Шифрование информации, иерархия доступа пользователей к файлам, электронное хранилище предупреждают утечку информации, обеспечивают сохранность и безопасность работы с документами предприятия. 2