Электронные документы сохраняют свою жизнеспособность на протяжении всего жизненного цикла благодаря следующим механизмам:

• Сохранение версий. 45 Система сохраняет все предыдущие варианты и даже удалённые документы. 4 Это позволяет хранить историю изменения содержания документа и избегать работы с устаревшей информацией. 5
• Блокировка редактируемых документов. 4 Система следит за тем, чтобы в каждый момент документ мог редактировать только один человек. 4
• Механизм публикации. 4 Благодаря ему можно быть уверенным, что в электронном виде всегда будет в точности то же самое, что было, например, подписано, отправлено в печать или выслано партнёру. 4
• Архивирование. 4 После публикации документ отправляется в электронный архив, где ему предстоит пробыть столько времени, сколько это предусмотрено распорядком организации. 4

Также для защиты электронных документов от несанкционированного доступа используются контроль и настройка прав доступа, шифрование и протоколирование всех действий пользователей. 5