Электронный документооборот (ЭДО) помогает в управлении информацией, упрощая контроль и отслеживание жизненного цикла документов. 1 Некоторые преимущества:

• Оптимизация взаимодействия с внешними сторонами. 5 Например, в системе ЭДО можно посмотреть статус рассмотрения документа контрагентом и при необходимости попросить его ускориться. 5
• Оптимизация работы с документами внутри компании. 5 ЭДО помогает отслеживать действия с документом со стороны исполнителей. 5
• Оптимизация поиска документов. 5 Позволяет создать надёжную базу документов, в которой легко искать нужные документы по минимальному набору реквизитов. 5
• Минимизация «человеческого фактора». 5 В системах ЭДО документы сложно потерять, также всегда виден их статус и ответственные. 5
• Предупреждение возможных ошибок. 5 Например, сервис не позволит подписать документ неуполномоченному лицу или ввести некорректную дату. 5

В обеспечении безопасности информации ЭДО помогает, например, таким образом:

• Шифрование данных. 1 Защищает информацию от непреднамеренной утечки или взлома. 1
• Резервное копирование и восстановление данных. 1 Регулярное создание резервных копий и эффективные механизмы восстановления данных позволяют минимизировать потери данных в случае технических сбоев или кибератак. 1
• Аудит и протоколирование. 1 Системы ЭДО обеспечивают ведение протоколов действий пользователей, что позволяет отслеживать все изменения в документах и операциях с ними. 1
• Электронная подпись. 15 Позволяет подтвердить авторство и подлинность документа, а также обеспечивает защиту документа от несанкционированных изменений. 1