Разработка системы электронного документооборота (СЭД) необходима для следующих компаний:

• Финансовые организации. 1 Банки, страховые компании, инвестиционные фонды и другие представители финансового сектора ежедневно обрабатывают огромный поток документов. 1 СЭД позволяет оптимизировать количество сотрудников, участвующих во внутреннем документообороте, и сократить подготовку документов по требованиям налоговой и ЦБ. 1
• Производственные компании. 1 На производстве нужно быстро согласовывать договоры поставки, товарно-транспортные накладные, доверенности, графики поставки и другие документы. 1 СЭД ускоряет производственные циклы, приёмку материалов и отгрузку готовой продукции, обеспечивает своевременное выполнение заявок на продукцию. 1
• Строительные компании. 1 Документация при проектировании и строительстве зданий и сооружений, транспортной инфраструктуры — это узкое место в процессе работы, из-за которого строительная компания рискует получить неустойку и потерять лояльных клиентов. 1 СЭД позволяет сократить риски, связанные с документооборотом при строительстве, и настроить прозрачное взаимодействие с заказчиком по текущей ситуации на стройке. 1
• Компании, занимающиеся оборотом маркированных товаров. 2 С начала 2022 года данные в систему маркировки «Честный знак» нужно передавать только через операторов СЭД. 2
• Компании, работающие с импортными товарами, проходящими через Национальную систему прослеживаемости (НСП). 2 Эта система контролирует импорт и движение в стране некоторых товаров. 2 Все процессы в рамках НСП можно проводить только в электронном виде. 2
• Компании, участвующие в госзакупках. 2 Все поставщики и заказчики в государственных закупках, проходящих по закону №44-ФЗ, должны использовать электронный документооборот. 2 Также наличия СЭД требуют некоторые площадки для госзакупок или отдельные проекты. 2

Кроме того, о внедрении СЭД стоит задуматься, если компания работает с большими потоками входящей, исходящей и внутренней документации, её обработка занимает много времени, из-за длительного прохождения документов сильно тормозится процесс принятия решений, растёт число отчётных форм, у компании есть проблемы с информационной безопасностью. 4