Система электронного документооборота (СЭД) — это программа, которая автоматизирует работу с документами внутри организации или между различными организациями. 12 Она включает в себя создание, отправку, получение, хранение и управление электронными документами. 1

Некоторые функции СЭД:

• Создание документов. 2 В систему заложены основные шаблоны, чтобы сэкономить время при заполнении. 2 Есть возможность разработать новый документ. 2
• Обмен файлами. 2 Для передачи документации используется внутренняя сеть компании или интернет. 2 Процесс происходит с шифрованием, поэтому перехват и утечка коммерческой тайны исключены. 2
• Архивирование. 2 Отработанные документы сохраняются в архиве, автоматически присваивая им уникальный номер и помещая в каталоге в нужный раздел. 2
• Поиск. 2 Система умеет сортировать результаты по разным фильтрам, чтобы быстро найти документ по фамилии автора, дате создания, теме и другим факторам. 2
• Управление доступом. 2 Система имеет разные уровни доступа, чтобы сотрудники видели только те документы, которые относятся к их сфере деятельности. 2
• Анализ. 2 По итогам недели, месяца, квартала формируется отчёт для руководителя, который показывает количество выполненных и просроченных задач. 2
• Органайзер. 2 Сообщает о поступлении новых документов, напоминает о необходимости согласования, предоставления ответа, приближения окончания срока обработки. 2

Работа СЭД происходит подобно единому механизму, в котором каждый элемент (документ) имеет свой маршрут. 3 Все этапы, которые он проходит, строго фиксируются. 3 Документ, созданный одним пользователем, отправляется другому участнику системы для обсуждения, ознакомления, согласования, корректировки или электронной подписи. 3 Распечатка документа не требуется, он сохраняется в оригинальном виде. 3