Что такое СЭДО и как оно работает?

Система электронного документооборота (СЭД) — это программа, которая автоматизирует работу с документами внутри организации или между различными организациями. promo.q-media.ru vc.ru Она включает в себя создание, отправку, получение, хранение и управление электронными документами. promo.q-media.ru

Некоторые функции СЭД:

• Создание документов. vc.ru В систему заложены основные шаблоны, чтобы сэкономить время при заполнении. vc.ru Есть возможность разработать новый документ. vc.ru
• Обмен файлами. vc.ru Для передачи документации используется внутренняя сеть компании или интернет. vc.ru Процесс происходит с шифрованием, поэтому перехват и утечка коммерческой тайны исключены. vc.ru
• Архивирование. vc.ru Отработанные документы сохраняются в архиве, автоматически присваивая им уникальный номер и помещая в каталоге в нужный раздел. vc.ru
• Поиск. vc.ru Система умеет сортировать результаты по разным фильтрам, чтобы быстро найти документ по фамилии автора, дате создания, теме и другим факторам. vc.ru
• Управление доступом. vc.ru Система имеет разные уровни доступа, чтобы сотрудники видели только те документы, которые относятся к их сфере деятельности. vc.ru
• Анализ. vc.ru По итогам недели, месяца, квартала формируется отчёт для руководителя, который показывает количество выполненных и просроченных задач. vc.ru
• Органайзер. vc.ru Сообщает о поступлении новых документов, напоминает о необходимости согласования, предоставления ответа, приближения окончания срока обработки. vc.ru

Работа СЭД происходит подобно единому механизму, в котором каждый элемент (документ) имеет свой маршрут. finance.mail.ru Все этапы, которые он проходит, строго фиксируются. finance.mail.ru Документ, созданный одним пользователем, отправляется другому участнику системы для обсуждения, ознакомления, согласования, корректировки или электронной подписи. finance.mail.ru Распечатка документа не требуется, он сохраняется в оригинальном виде. finance.mail.ru