Система хранения электронных документов (электронный архив) — это цифровое хранилище, в которое электронные документы попадают из системы электронного документооборота (ЭДО) или других источников. 12

Некоторые особенности таких систем:

• Высокий уровень безопасности. 12 Доступ к файлам могут получить только автоматизированные системы, пользовательские права ограничены возможностью читать документы. 2
• Простота и удобство использования. 12 Документы в базе хранилища можно сортировать по определённому признаку: по названию, дате и т. п.. 2
• Возможность быстрого ответа на запросы надзорных органов. 2 Структура электронного архива позволяет максимально быстро найти нужный документ и отправить его по запросу ведомства. 2
• Широкие возможности масштабирования. 2 С увеличением объёма документов достаточно приобрести ещё один носитель и подключить его к общей архивной системе. 2
• Возможность задать документу срок хранения, по истечении которого он будет автоматически удалён. 12

Существуют разные виды электронных архивов, например:

• Локальные. 12 Документы хранятся на специально выделенном сервере организации. 2
• «Облачные». 12 База данных располагается на удалённом сервере, в виртуальном облачном хранилище. 1
• Архив в системе ЭДО. 12 За хранение документов отвечает оператор ЭДО, условия доступа к ним обсуждаются с оператором. 2