Для успешного перехода на электронный документооборот (ЭДО) в государственных учреждениях необходимо выполнить следующие шаги:

1. Назначить ответственного за проведение цифровизации процессов в учреждении. 1
2. Определить дату внедрения ЭДО. 1
3. Скорректировать учётную политику и график документооборота с учётом особенностей порядка создания, согласования, подписания и утверждения электронных документов. 2
4. Разработать и утвердить внутренний документ, регламентирующий применение электронного документообмена. 1 Это может быть самостоятельное положение или приложение к учётной политике. 1
5. Утвердить список сотрудников, которые будут формировать и подписывать цифровые документы, и регламент их работы. 1 В нём прописать порядок и последовательность взаимодействия, полномочия и ответственность, тип применяемой электронной подписи. 1
6. Установить и подключить систему электронного документооборота. 1
7. Дать доступ в систему документооборота всем сотрудникам, кому предстоит работа с цифровыми документами. 1

В рамках технических мероприятий нужно:

• Оборудовать рабочие места всем сотрудникам, которые будут работать в ЭДО (установить компьютеры или ноутбуки, подключённые к интернету, и настроить ПО). 1
• Обеспечить электронной подписью всех сотрудников, ответственных за оформление электронных документов. 3
• Подготовить серверы, жёсткие диски и прочее оборудование к внедрению ЭДО. 3

Для успешного перехода на ЭДО рекомендуется обратиться к специалистам, которые помогут провести анализ бизнес-процессов, разработать техническое задание, установить программное обеспечение, обучить персонал и оказать техническую поддержку. 4