Чем отличаются современные системы электронного документооборота от традиционных бумажных архивов?

Некоторые отличия современных систем электронного документооборота (СЭД) от традиционных бумажных архивов:

• Способ передачи и хранения документов. astral.ru astral63.ru В СЭД файлы перемещаются по каналу связи, предоставленному оператором, а в бумажном документообороте — с помощью почты или курьерской службы. astral.ru astral63.ru Электронные документы хранятся в цифровой среде, созданной с использованием программного обеспечения, а бумажные существуют в виде физических носителей. astral.ru astral63.ru
• Скорость обработки. astral.ru В бумажном документообороте обработка медленная из-за ручных операций. astral.ru В СЭД благодаря автоматизации процессов высокая скорость создания, подписания, отправки и поиска документов. astral.ru
• Затраты. astral.ru В бумажном документообороте постоянные расходы на бумагу, принтеры, чернила, хранение и пересылку документов. astral.ru В СЭД первоначальные затраты на ПО и обучение, но низкие эксплуатационные расходы. astral.ru
• Безопасность и надёжность. astral.ru В бумажном документообороте высокие риски утраты или порчи документации из-за физического износа, пожаров, затоплений и других факторов. astral.ru В СЭД высокий уровень безопасности благодаря шифрованию, электронным подписям и резервным копиям. astral.ru
• Юридическая сила. astral.ru Документы, подписанные вручную, имеют традиционную юридическую силу. astral.ru Электронные документы с цифровой подписью имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. astral.ru
• Доступность и удобство. astral.ru Доступ к документам только в физическом месте хранения. astral.ru Доступ к документам из любой точки с интернетом, возможность одновременной работы нескольких сотрудников. astral.ru
• Физическое пространство. astral.ru Требует значительных физических площадей для хранения архивов и документов. astral.ru Требует серверов или облачных хранилищ, которые занимают меньше физического пространства. astral.ru
• Управление и контроль. astral.ru Требуется физический доступ и более сложные механизмы отслеживания. astral.ru Легко контролировать и управлять процессами через цифровые системы, отслеживать изменения и доступ к документам. astral.ru