Некоторые отличия современных систем электронного документооборота (СЭД) от традиционных бумажных архивов:

• Способ передачи и хранения документов. 14 В СЭД файлы перемещаются по каналу связи, предоставленному оператором, а в бумажном документообороте — с помощью почты или курьерской службы. 14 Электронные документы хранятся в цифровой среде, созданной с использованием программного обеспечения, а бумажные существуют в виде физических носителей. 14
• Скорость обработки. 1 В бумажном документообороте обработка медленная из-за ручных операций. 1 В СЭД благодаря автоматизации процессов высокая скорость создания, подписания, отправки и поиска документов. 1
• Затраты. 1 В бумажном документообороте постоянные расходы на бумагу, принтеры, чернила, хранение и пересылку документов. 1 В СЭД первоначальные затраты на ПО и обучение, но низкие эксплуатационные расходы. 1
• Безопасность и надёжность. 1 В бумажном документообороте высокие риски утраты или порчи документации из-за физического износа, пожаров, затоплений и других факторов. 1 В СЭД высокий уровень безопасности благодаря шифрованию, электронным подписям и резервным копиям. 1
• Юридическая сила. 1 Документы, подписанные вручную, имеют традиционную юридическую силу. 1 Электронные документы с цифровой подписью имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. 1
• Доступность и удобство. 1 Доступ к документам только в физическом месте хранения. 1 Доступ к документам из любой точки с интернетом, возможность одновременной работы нескольких сотрудников. 1
• Физическое пространство. 1 Требует значительных физических площадей для хранения архивов и документов. 1 Требует серверов или облачных хранилищ, которые занимают меньше физического пространства. 1
• Управление и контроль. 1 Требуется физический доступ и более сложные механизмы отслеживания. 1 Легко контролировать и управлять процессами через цифровые системы, отслеживать изменения и доступ к документам. 1