Системы электронного документооборота (СЭД) и системы управления записями (RMS) имеют свои особенности и отличия. 56

СЭД представляют собой комплекс программных и технических средств для автоматизации процессов создания, обработки, хранения и передачи документов в электронной форме. 1 Основная единица, с которой работает СЭД, — это документ, у которого есть реквизитная и информационная части (текст, картинка, в том числе отсканированный документ, файл мультимедиа и пр.). 2

RMS предоставляют средства для эффективного управления жизненным циклом записей — от их создания и классификации до хранения, уничтожения или долгосрочного архивирования. 3 Система помогает точно определять и классифицировать записи в соответствии с внутренними и внешними правилами организации. 3

Таким образом, основное отличие заключается в том, что СЭД ориентированы на работу с документами в целом, а RMS — на управление конкретными записями, их идентификацию, хранение, поддержку и предоставление данных, которые описывают события в жизненном цикле организации. 5