Чем отличается система автоматизации документооборота от обычного электронного архива?

Система автоматизации документооборота (СЭД) и электронный архив (СЭА) имеют разные функции. www.klerk.ru ecm-journal.ru

СЭД помогает работать с документами, которые активно используются в текущем рабочем процессе и постоянно подвергаются изменениям. ecm-journal.ru В такой системе документы могут храниться, даже если уже неактуальны и имеют истёкший срок хранения. ecm-journal.ru СЭД включает больше средств для редактирования: например, можно сохранять разные версии документа и подробно следить за процессом изменений. ecm-journal.ru

СЭА, в свою очередь, выполняет роль хранилища для широкого спектра форматов. ecm-journal.ru Это могут быть техническая и проектная документация, чертежи, контракты и договоры, письма с переговорами по согласованиям и многое другое. ecm-journal.ru В СЭА документы хранятся определённое время, например, для целей доказательства хозяйственной деятельности или сохранения истории. ecm-journal.ru

Таким образом, основное отличие заключается в том, что СЭД ориентирована на работу с текущей документацией, а СЭА — на хранение бизнес-значимых документов. habr.com

При этом системы электронного архива и документооборота могут дополнять друг друга, помогая отслеживать все действия, которые совершались с документом в течение его жизненного цикла. ecm-journal.ru