Система автоматизации документооборота (СЭД) и электронный архив (СЭА) имеют разные функции. 13

СЭД помогает работать с документами, которые активно используются в текущем рабочем процессе и постоянно подвергаются изменениям. 3 В такой системе документы могут храниться, даже если уже неактуальны и имеют истёкший срок хранения. 3 СЭД включает больше средств для редактирования: например, можно сохранять разные версии документа и подробно следить за процессом изменений. 3

СЭА, в свою очередь, выполняет роль хранилища для широкого спектра форматов. 3 Это могут быть техническая и проектная документация, чертежи, контракты и договоры, письма с переговорами по согласованиям и многое другое. 3 В СЭА документы хранятся определённое время, например, для целей доказательства хозяйственной деятельности или сохранения истории. 3

Таким образом, основное отличие заключается в том, что СЭД ориентирована на работу с текущей документацией, а СЭА — на хранение бизнес-значимых документов. 5

При этом системы электронного архива и документооборота могут дополнять друг друга, помогая отслеживать все действия, которые совершались с документом в течение его жизненного цикла. 3