Некоторые отличия работы с данными в Microsoft Excel и Microsoft Access:

• Цель использования. 15 Access предназначен для управления данными, Excel — для их анализа. 1 Access лучше подходит для хранения и обработки больших объёмов структурированных данных, Excel — для работы с небольшими наборами данных. 5
• Хранение данных. 5 Access позволяет создавать несколько таблиц, устанавливать связи между ними и контролировать целостность данных. 5 Excel предоставляет интерфейс в виде сетки, где пользователи могут организовывать данные в строки и столбцы. 5
• Ввод данных. 2 В Excel в ячейку таблицы можно внести любую информацию, в один столбец могут вноситься разные данные — числа, текст, даты. 2 В Access для каждого поля записи определён тип данных, нельзя в один столбец таблицы в разные строки заносить данные разных типов. 2
• Контроль за вводимыми данными. 2 Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать их правильность. 2 Для этого необходимо установить правила проверки прямо на уровне таблицы. 2
• Доступ нескольких пользователей к данным. 1 Access позволяет нескольким пользователям одновременно открывать одну базу данных, так как блокирует только редактируемые данные. 1 В Excel можно поделиться книгой с другими пользователями, но совместная работа лучше всего работает, когда пользователи работают с данными в этой книге в разное время, а не одновременно. 1
• Защита данных. 2 Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или группе пользователей видеть и изменять только те объекты, на которые ему выданы права администратором системы. 2 Excel тоже позволяет защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще. 2

Таким образом, Access лучше подходит для задач, требующих хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагающих возможность многопользовательского режима, Excel — для хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчётов и анализа данных. 2