Основные отличия хранения цифрового архива от бумажного:
Систематизация и хранение. www.storehouse.ru Для бумажного архива документы классифицируют и группируют в папки, в каждом «деле» они укладываются в определённом порядке. www.storehouse.ru Папки распределяют по специальным коробам, которые занимают свои места на стеллажах хранилища. www.storehouse.ru Для электронного архива после сканирования документов их файлы индексируют по различным признакам, например по дате создания, названию. www.storehouse.ru Затем в соответствии с полученными индексами документы складываются в электронные папки нескольких уровней. www.storehouse.ru На заключительном этапе сформированный архив переносится на жёсткий диск компьютера или сервер компании, а также может храниться на облачном сервере в интернете. www.storehouse.ru
Удобство работы. {7-host} При традиционном «бумажном» способе хранения, если сотруднику компании нужен документ, он ищет его на полках, работает с ним, затем отправляет обратно. {7-host} Это требует времени и дополнительных действий. {7-host} С электронным архивом всё иначе: бумажные документы отсканированы или в виде цифровых оригиналов загружены на защищённые сервера, к которым у сотрудников компании есть круглосуточный доступ. {7-host}
Безопасность. {7-host} {8-host} Данные в архивах хранятся и передаются в зашифрованном виде. {7-host} Базы данных находятся на серверах в охраняемых дата-центрах. {7-host} Для доступа в архив требуют логин и пароль, затем подтверждение через смс-код, а для работы с электронными документами нужна электронная цифровая подпись. {7-host}
Выбор между цифровым и бумажным архивом зависит от конкретных условий и требований организации.
Примеры полезных ответов Поиска с Алисой на вопросы из разных сфер. Вопросы сгенерированы нейросетью YandexGPT для актуальных тем, которые определяются на базе обобщённых запросов к Поиску с Алисой.