Основные отличия хранения цифрового архива от бумажного:

1. Систематизация и хранение. 1 Для бумажного архива документы классифицируют и группируют в папки, в каждом «деле» они укладываются в определённом порядке. 1 Папки распределяют по специальным коробам, которые занимают свои места на стеллажах хранилища. 1 Для электронного архива после сканирования документов их файлы индексируют по различным признакам, например по дате создания, названию. 1 Затем в соответствии с полученными индексами документы складываются в электронные папки нескольких уровней. 1 На заключительном этапе сформированный архив переносится на жёсткий диск компьютера или сервер компании, а также может храниться на облачном сервере в интернете. 1
2. Удобство работы. 7 При традиционном «бумажном» способе хранения, если сотруднику компании нужен документ, он ищет его на полках, работает с ним, затем отправляет обратно. 7 Это требует времени и дополнительных действий. 7 С электронным архивом всё иначе: бумажные документы отсканированы или в виде цифровых оригиналов загружены на защищённые сервера, к которым у сотрудников компании есть круглосуточный доступ. 7
3. Безопасность. 78 Данные в архивах хранятся и передаются в зашифрованном виде. 7 Базы данных находятся на серверах в охраняемых дата-центрах. 7 Для доступа в архив требуют логин и пароль, затем подтверждение через смс-код, а для работы с электронными документами нужна электронная цифровая подпись. 7

Выбор между цифровым и бумажным архивом зависит от конкретных условий и требований организации.