Основное отличие функции сканирования от обычного копировального аппарата в том, что сканирование создаёт цифровую копию документа, а копирование — бумажную. 13

Копировальный аппарат (копир) может создавать физические копии из уже имеющихся документов без подключения к компьютеру. 1 Он печатает цифровое изображение на одном или нескольких чистых листах бумаги. 2

Сканер создаёт цифровую копию документа, для сохранения которой требуется ПК или любое другое устройство, на котором можно сохранить файл. 1 Сканер сохраняет изображение на карте памяти или USB-устройстве или передаёт его на компьютер. 2

Таким образом, копировальный аппарат подходит для создания множества экземпляров документа на бумажных носителях, а сканер — для работы с электронными копиями, где есть возможность редактирования, отправки по электронной почте и других действий. 23