Цифровая архивация отличается от бумажной способом хранения документов. 3

При бумажной архивации документы хранятся на бумажных носителях. 3 Если сотруднику компании нужен документ, он ищет его на полках, работает с ним, затем отправляет обратно. 1 Это требует времени и дополнительных действий. 1

При цифровой архивации документы сканируются или в виде цифровых оригиналов загружаются на защищённые сервера, к которым у сотрудников компании есть круглосуточный доступ. 1 При размещении документов в электронном архиве информация в них индексируется: в каждом документе задаются данные для быстрого поиска. 1 Например, номер договора, адрес офиса, ФИО или название контрагента. 1

Таким образом, основное отличие в том, что при бумажной архивации документы ищут на полках, а при цифровой — загружают на сервера и получают к ним доступ через интернет. 15