Регистрация участников спортивных мероприятий может включать следующие этапы: 4

1. Количественная регистрация. 4 Предварительное количество спортсменов и членов обслуживающего персонала команды сообщают оргкомитету или федерации не позже чем за 15 календарных дней до официального дня прибытия. 4 Окончательная именная заявка подаётся в день приезда. 4
2. Подача заявки на предварительное размещение. 4 Её подают в федерацию или оргкомитет за один месяц до официального дня приезда. 4 Окончательная заявка на размещение подаётся за 15 дней до официального дня прибытия. 4

Учёт участников может осуществляться с помощью автоматизированных систем, которые позволяют, например,: 3

• формировать и вести реестр спортсменов, тренеров и дополнительных участников спортивных мероприятий; 3
• создавать карточку спортивного мероприятия (наименование, дата проведения, виды спорта, дисциплины, город и др.); 3
• рассчитывать плановые и фактические затраты по группам расходов (проезд, проживание, суточные, судейство, видеосъёмка и др.) на проведение соревнований, сборов; 3
• мониторить результаты по индивидуальным и командным видам спорта (протокол соревнований); 3
• формировать календарь спортивных мероприятий в режиме электронного документооборота (с возможностью применения электронной подписи) с журнализацией истории изменений. 3

Также для учёта участников могут использоваться базы данных, в которых фиксируются личные данные спортсменов, спортивная специфика (вид спорта, команда, разряд и т. п.), дисциплины, результаты и достижения. 13