Несколько причин, по которым люди часто откладывают чтение электронных писем:

• Внутренние стимулы. 1 Это могут быть мысли, воспоминания или привычки, которые отвлекают от текущей задачи. 1
• Занятость. 5 Если человек занят, он может откладывать чтение писем, чтобы не отвлекаться. 5
• Неопределённость важности сообщений. 2 Склонность мозга к вариативному вознаграждению заставляет относиться к каждому письму как к срочному. 2

Чтобы сократить время, потраченное на электронную почту, можно, например:

• Выделять время для проверки почты. 3 Просматривать все полученные письма сразу быстрее и эффективнее, чем постоянно проверять почту в течение дня. 3
• Использовать отложенную доставку. 3 Специальные почтовые программы и инструменты позволяют отправлять сообщения по расписанию. 3
• Избавиться от ненужных сообщений. 3 Стоит отписаться от всего лишнего, что засоряет почту. 3
• Просматривать каждое письмо дважды. 3 В первый раз нужно понять, как быстро требуется ответ, и поставить соответствующую пометку (например, «Сегодня» или «На этой неделе»). 3 На срочные письма стоит отвечать сразу, а те, которые не требуют ответа, — удалять или перемещать в архив. 3