Несколько способов эффективной коммуникации через письменный ответ:

• Грамотно сформулировать контекст. 1 Это позволит собеседнику быстро войти в ситуацию и понять, что от него хотят. 1 Можно указать вводную информацию (представление, упоминание договорённостей, тему текущей переписки, цель и пр.), предысторию (историю знакомства, отсылки к прошлому сотрудничеству, ситуацию, которая привела к необходимости текущей коммуникации) и важные факты (номера и даты документов, места их хранения, чёткие наименования и пр.). 1
• Не перегружать письмо задачами и смыслами. 2 Если оно содержит больше двух вопросов по разным темам и требует существенной умственной работы, скорее всего, получатель отложит сообщение. 2
• Структурировать текст. 2 Для постановки задач можно использовать модель SMART: каждая задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, уместной и иметь дедлайн. 2
• Быть корректным в формулировках. 2 Стоит подумать, как бы вы прочли свой текст. 2
• Использовать визуальные образы. 5 Фотографии, рисунки, диаграммы, схемы помогают читателю лучше воспринимать информацию. 5
• Добиваться обратной связи. 5 Нужно сверяться с ответной реакцией получателя, если необходимо, пересматривать и повторять коммуникационный процесс. 5