Несколько способов эффективного использования словесного отказа в коммуникации:

• Смягчать ответ вежливыми оборотами и выражениями. 1 Фразы «К сожалению, я не могу», «Я бы с удовольствием, но…» звучат нейтральнее и уважительнее, чем «Нельзя» и «Не положено». 1
• Обеспечить психологическую и эмоциональную поддержку. 1 Для этого подойдут формулировки «Я вас понимаю», «Мне жаль, что так получилось». 1
• Объяснить причины решения. 1 Если собеседник понимает, что за отрицательным ответом стоят веские обстоятельства, то принять отказ и сохранить добрые отношения становится проще. 1
• Использовать «принцип сэндвича». 1 Отрицательный ответ нужно начать и закончить двумя позитивными высказываниями, которые смягчат негативный эффект от основной мысли. 1
• Предложить альтернативный вариант. 2 Это покажет собеседнику, что вы заботитесь о его запросе, но просто не можете его выполнить в этот момент. 2
• Сделать комплимент, если это уместно. 2 Выражение благодарности собеседнику перед тем, как сказать «нет», смягчит воздействие отказа и покажет человеку, что вы цените его. 2