Чтобы определить первопричину проблемы в коммуникации, можно воспользоваться следующим подходом: 1

1. Определить, где происходит сбой. 1 Нужно понять, какие ситуации чаще всего приводят к проблемам в общении. 1 Например, это может быть постоянное дублирование одних и тех же вопросов, задержки и потеря информации, жалобы на то, что «никто не слышит», конфликты на совещаниях из-за неясных целей. 1
2. Собрать факты. 1 Необходимо зафиксировать, в каких условиях возникали проблемы, для этого можно использовать логи переписок, примеры диалогов. 1
3. Составить карту коммуникаций. 1 Нужно описать структуру команды, отметить каналы общения и уточнить частоту передачи данных. 1
4. Уточнить неформальные ожидания. 1 Даже если формальные правила прописаны, могут существовать негласные ожидания, например, надо ли предупреждать заранее, если что-то идёт не по плану. 1
5. Проверить ясность ролей. 1 Отсутствие чётких ролей — важнейший фактор конфликтов. 1 Нужно проверить, есть ли у каждого сотрудника чёткое понимание своей роли, являются ли цели команды прозрачными и согласованными между отделами. 1
6. Оценить формат встреч и совещаний. 1 Совещания нередко превращаются в источник путаницы, если на них слишком много людей, нет чёткого регламента или повестки, итоги не протоколируются. 1
7. Учитывать культурные и личностные различия. 1 Если команда распределённая, мультикультурная или включает представителей разных поколений, различия в ценностях и манере общения могут вызывать недопонимание. 1
8. Применить метод «5 почему». 12 Этот метод помогает найти неочевидные «слепые пятна», например, отсутствие чёткого пункта в инструкции. 1
9. Сформировать план улучшений. 1 Когда причины определены, нужно составить короткий план, как устранить каждую проблему. 1

При поиске причины ошибок и проблем ответы на вопросы должны быть основаны на фактах, а не на предположениях и размышлениях. 2