Некоторые случаи, в которых может быть отказано в проставлении апостиля:

• Документ не предназначен для вывоза за пределы государства. 1 Например, в апостилировании откажут документам, содержащим государственную тайну. 1
• В документе отсутствуют все необходимые реквизиты. 1 В таком случае нужно привести документ в соответствие официальным требованиям (внести исправления или полностью заменить) и только после этого повторно подавать заявку на оформление апостиля. 1
• Подпись и печать на документе не соответствуют образцам, которые содержатся в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии. 1 Также отказ возможен, если у лица, подписавшего документ, нет на это соответствующих полномочий. 1
• Документ выдан в другом регионе, а обращение происходит в ведомство «не по адресу». 1 Например, получив справку из ЗАГСа в одном регионе, нельзя обратиться за проставлением апостиля на неё в ЗАГС другого региона. 1
• Документ недействительный или утративший свою силу. 1 Если у апостилирующего органа возникнут подозрения, что предъявленный документ подделан, дело может быть передано на рассмотрение правоохранительным органам. 1
• Документ предназначен для представления в стране, которая заключила с Россией договор о правовой помощи, отменяющий требования об апостиле. 5

В основном отказы связаны с внешним видом документов: нарушена целостность, ламинация, стёрты буквы и печати, присутствуют пятна. 2