Некоторые различия между бумажными и цифровыми (электронными) документами:

• Способ передачи и хранения. 24 Электронные документы передаются в виде файлов по каналу связи, предоставленному оператором, а бумажные — с помощью почты или курьерских служб. 24 Электронные документы хранятся в цифровой среде, созданной с использованием программного обеспечения, а бумажные — в виде физических носителей. 24
• Скорость обработки. 2 Бумажные документы обрабатываются медленно из-за ручных операций, электронные — быстро благодаря автоматизации процессов. 2
• Затраты. 2 Бумажный документооборот предполагает постоянные расходы на бумагу, принтеры, чернила, хранение и пересылку документов. 2 Электронный документооборот требует первоначальных затрат на ПО и обучение, но имеет низкие эксплуатационные расходы. 2
• Безопасность и надёжность. 2 Бумажные документы могут утратиться или испортиться из-за физического износа, пожаров, затоплений и других факторов. 2 Электронные документы защищены шифрованием, электронными подписями и резервными копиями. 2
• Юридическая сила. 2 Документы, подписанные вручную, имеют традиционную юридическую силу, электронные документы с цифровой подписью — такую же, как и бумажные. 2
• Доступность и удобство. 2 Доступ к бумажным документам возможен только в физическом месте хранения, к электронным — из любой точки с интернетом, возможна одновременная работа нескольких сотрудников. 2
• Привычность. 2 Бумажный документооборот привычен для многих сотрудников, особенно старшего поколения, электронный — требует обучения сотрудников для перехода на новую систему. 2
• Управление и контроль. 2 Для управления бумажными документами требуется физический доступ и более сложные механизмы отслеживания, через цифровые системы легко контролировать и управлять процессами, отслеживать изменения и доступ к документам. 2