Основные правила оформления деловых бумаг заключаются в следующем:

• Наличие постоянных и переменных реквизитов. 1 К обязательным элементам относятся формуляр документа (обязательные реквизиты), бланк документа (реквизиты, содержащие информацию об авторе), заголовочная часть (сведения об организации), содержательная часть (основная часть, назначение и смысл) и оформляющая часть (реквизиты, подтверждающие подлинность и достоверность информации). 1
• Использование свободных шрифтов. 2 Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов №12, 13, 14. 2 При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров. 2
• Абзацный отступ. 2 Он должен быть 1,25 см. 2 Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. 2
• Выравнивание текста. 2 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). 2
• Использование только общепринятых аббревиатур и графических сокращений. 2 При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии. 2
• Регистрация входящих документов. 1 Каждый поступивший документ нужно зарегистрировать один раз — непосредственно в день поступления. 1 Регистрационный номер проставляют на первой странице документа. 1
• Оформление исходящей документации. 1 Корреспонденцию обрабатывают и отсылают в день подписания, исходящие документы оформляют в двух экземплярах. 1 Если документ нужно вернуть отправителю, на нём необходимо поставить соответствующую отметку — «подлежит возврату». 1

Основным нормативным актом, которым устанавливаются правила оформления реквизитов документов, является ГОСТ Р 7.0.97-2016. 1