Некоторые отличия документов по личному составу от иных документов организации:

• Содержание: документы по личному составу касаются трудовой деятельности конкретного сотрудника. 2 Они фиксируют различные кадровые мероприятия: приём на работу, увольнение, перевод, предоставление отпуска, возложение обязанностей и другие. 2
• Персональные данные: в документах по личному составу содержатся охраняемые законом персональные данные работников (кроме ФИО и должности), сведения о размерах окладов, районных надбавок, доплат и компенсаций, информация об особых условиях труда и социальных правах работников и другое. 1
• Функции: документы по личному составу призваны выполнять социально-правовые запросы. 5 Например, на основе архивных справок и копий таких документов граждане могут оформить пенсии и компенсации, воспользоваться льготами и обеспечить другие законные права. 5
• Срок хранения: у документов по личному составу особый срок хранения. 5 Документы, созданные до 2003 года, должны храниться 75 лет, после 2003 — 50 лет, и только некоторые виды приказов: на ежегодные и учебные отпуска, командировки, дежурства и дисциплинарные взыскания — 5 лет. 5