Роль документов в системе государственного управления заключается в следующем:

• Государственные органы на основе и с помощью документов управляют государством. 2 Документы являются руководящими актами для нижестоящих органов. 2
• С помощью документов контролируется соблюдение законности. 2 Именно документированная информация служит доказательством каких-то фактов в суде. 2
• Документы обеспечивают взаимодействие структурных подразделений органов государственной власти и организаций, служат подтверждением исполнения управленческих решений. 2
• Документы являются источником для анализа материалов, справочно-поисковой работы. 2

Кроме того, определённые документы, например законодательно-правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. 3