Разница между утверждением документа и его легитимизацией заключается в следующих понятиях:

1. Утверждение документа — это способ введения документа в действие, придания ему законной силы и распространения его действия на определённый круг лиц или организаций. 16
2. Легитимация документа — это процесс, в ходе которого документ приобретает легитимность, то есть юридическую силу и общественное признание. 3 Это может быть официальное утверждение, признание обществом или подтверждение компетентными органами. 3

Таким образом, утверждение документа касается самого процесса введения его в действие, а легитимация — это результат этого процесса, когда документ обретает юридическую силу и доверие к нему. 3

Утверждение документа оформляется грифом утверждения, который размещается в правом верхнем углу первого листа документа. 47