Разница между различными видами документов заключается в их назначении и характере информации. 23

По назначению документы бывают: 1

• Организационные. 1 Регулируют организационную структуру и правовой статус организации (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание). 1
• Распорядительные. 1 Содержат указания или распоряжения относительно задач или процессов (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение). 1
• Информационно-справочные. 1 Предназначены для предоставления информации и справок (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, письмо, справка). 1
• Учётно-расчётные (бухгалтерские). 1 Относятся к финансовой и бухгалтерской отчётности (платёжное поручение, счёт-фактура, накладная, акт и т. п.). 1
• Нормативные. 1 Устанавливают стандарты или правила для организаций или лиц (законы, постановления, инструкции, стандарты качества, производственные стандарты). 2

По форме представления документы бывают: 3

• Письменная документация. 3 Записи на бумаге, созданные от руки (распорядительные письма, типовые отчёты, протоколы, справочные и другие аналогичные материалы). 3
• Электронная документация. 3 Файлы, созданные и хранящиеся в электронной форме (текстовые документы, таблицы, акты, счета, фактуры, реквизиты, презентации и так далее). 3

По степени конфиденциальности документы бывают: 3

• Открытые. 3 Доступны всем сотрудникам организации без ограничений (обеспечивают открытый доступ к информации, способствуя прозрачности и совместной работе в рамках команды или организации). 3
• Конфиденциальные. 3 Секретны по содержанию и требуют особого разрешения для просмотра (могут включать в себя чувствительную корпоративную информацию или персональные данные). 3

По характеру информации документы бывают: 3

• Финансовые. 3 Включают счета, типовые отчёты о прибылях и убытках, бухгалтерскую отчётность и прочие материалы, связанные с финансовым состоянием организации (являются основой для учёта финансовых операций, анализа финансового состояния и принятия стратегических решений). 3
• Юридические. 3 Включают договоры, лицензии, соглашения и другие юридически значимые материалы (играют важную роль в поддержании юридической чистоты бизнеса, закрепляя права и обязанности сторон). 3
• Кадровые. 3 Связаны с управлением персоналом (трудовые контракты, отчёты о рабочем времени, кадровые приказы и прочее) (важны для систематизации работы с персоналом, отслеживания трудовой деятельности и обеспечения соблюдения трудового законодательства). 3