Разница между печатными и электронными формами документов заключается в способе их представления и обработки:

• Печатные документы представлены на бумажном носителе и требуют физических усилий для обработки и хранения (например, затраты на бумагу, печать и обеспечение подходящих условий для бумаг). 36
• Электронные документы представлены в цифровом формате и позволяют оптимизировать бизнес-процессы за счёт ускорения обмена документами и сокращения расходов на бумагу и отправку 134. Электронные документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. 6

Кроме того, главное отличие электронного документооборота от бумажного — способ передачи и хранения документов: в электронном документообороте файлы перемещаются по предоставленному оператором каналу связи, а в бумажном — с помощью почты или курьерской службы. 3