Разница между обязательной и дополнительной кадровой документацией в том, что одни документы обязательны к оформлению, а другие — нет. 13

Обязательные документы оформляются в силу прямого указания закона, для них утверждены специальные формы, несоблюдение которых может повлечь для работодателя негативные последствия. 1 Некоторые примеры обязательных документов:

• правила внутреннего трудового распорядка; 12
• трудовой договор; 12
• трудовая книжка; 12
• документы по охране труда и технике безопасности (инструкции, журналы инструктажей и т. д.); 1
• положение о персональных данных и другие. 1

Дополнительные документы оформляются по инициативе работодателя, они не регламентируются законом и другими нормативными актами, но необходимы для решения отдельных узких вопросов. 3 Некоторые примеры дополнительных документов:

• личное дело работника (обязательно для госслужащих); 1
• штатная расстановка; 1
• коллективный договор (если работники потребуют его заключения, то становится обязательным) и другие. 1

Таким образом, обязательные документы обязательны для всех организаций, а дополнительные — только в рамках определённых целей работодателя.