Основное различие между электронным и бумажным документооборотом при подаче официальных обращений заключается в методах передачи и хранения документов. 14

Некоторые отличия:

• Передача документов: в электронном документообороте (ЭДО) файлы передаются по каналу связи, предоставленному оператором, а в бумажном документообороте — с помощью почты или курьерской службы. 14
• Хранение документов: в ЭДО документы хранятся в цифровой среде, организованной с помощью программного обеспечения, а в бумажном документообороте они представлены в виде физических носителей. 14
• Скорость обработки: в бумажном документообороте обработка медленная из-за ручных операций, в ЭДО — высокая скорость создания, подписания, отправки и поиска документов благодаря автоматизации процессов. 4
• Затраты: в бумажном документообороте постоянные расходы на бумагу, принтеры, чернила, хранение и пересылку документов, в ЭДО — первоначальные затраты на ПО и обучение, но низкие эксплуатационные расходы. 4
• Безопасность и надёжность: в бумажном документообороте высокие риски утраты или порчи документации из-за физического износа, пожаров, затоплений и других факторов, в ЭДО — высокий уровень безопасности благодаря шифрованию, электронным подписям и резервным копиям. 4
• Юридическая сила: документы, подписанные вручную, имеют традиционную юридическую силу, электронные документы с цифровой подписью имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. 4
• Доступность и удобство: доступ к документам только в физическом месте хранения, в ЭДО — доступ к документам из любой точки с интернетом, возможность одновременной работы нескольких сотрудников. 4
• Управление и контроль: требуется физический доступ и более сложные механизмы отслеживания, в ЭДО — легко контролировать и управлять процессами через цифровые системы, отслеживать изменения и доступ к документам. 4