Разница между электронной и бумажной версиями государственных документов заключается в способе передачи и хранения информации. 2

Электронные документы передаются и хранятся в цифровой среде, организованной с помощью программного обеспечения. 2 Файлы перемещаются по предоставленному оператором каналу связи. 2 Бумажные документы представлены в виде физических носителей и передаются с помощью почты или курьерской службы. 2

Некоторые преимущества электронных документов:

• Оптимизация бизнес-процессов. 2 Обмен документами происходит быстрее, сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции. 2
• Снижение расходов. 2 Не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников. 2
• Безопасность. 2 Документ не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить. 2 А передачу данных защищает шифрование. 2

Некоторые преимущества бумажных документов:

• Восприятие информации. 2 На бумаге удобнее делать пометки и замечания, исправлять ошибки. 2
• Уничтожение документов. 2 Бумажный документ проще, чем электронный. 2
• Долгий срок хранения. 2 Обеспечив надлежащие условия хранения, можно обеспечить долгий срок хранения документов и при необходимости работать с ними спустя много лет после создания. 2
• Работа без спецсредств. 2 Не нужно устанавливать дополнительные программы, средства криптографической защиты, обучать сотрудников пользоваться ими. 2

При этом бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. 9 Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения. 9