В чём преимущества и недостатки использования бумажных и электронных бланков документов?

Некоторые преимущества использования бумажных бланков документов:

• Восприятие информации. dzen.ru Визуально бумажная и электронная документация сильно различаются. dzen.ru На бумаге удобнее делать пометки и замечания, исправлять ошибки. dzen.ru
• Уничтожение документов. dzen.ru Уничтожить бумажный документ проще, чем электронный. dzen.ru Это свойство актуально для организаций, деятельность которых засекречена. dzen.ru
• Долгий срок хранения. dzen.ru Обеспечив надлежащие условия хранения, можно обеспечить долгий срок хранения документов и при необходимости работать с ними спустя много лет после создания. dzen.ru
• Работа без спецсредств. dzen.ru Основное преимущество бумажного документооборота — возможность работать с бумагами без использования специальных технических средств. dzen.ru

Некоторые недостатки использования бумажных бланков документов:

• Временные затраты на обработку. dzen.ru Перенос данных вручную из одного документа в другие, согласование бумажных документов отнимает много времени. dzen.ru
• Непригодное состояние или потеря документов. dzen.ru Документы могут быть в ужасном состоянии из-за погодных или рабочих условий при доставке, а могут и совсем потеряться при перевозке. dzen.ru
• Множество лишних действий при работе с документами. dzen.ru Большие затраты времени на переоформление неправильных или испорченных документов, а также временные затраты на переотправку или ожидание документов от контрагентов. dzen.ru
• Ошибки в документах. dzen.ru Кроме ошибок, допущенных контрагентами, могут также возникать ошибки при внесении документов в программу вручную. dzen.ru
• Денежные затраты. dzen.ru Бумажный документооборот — это постоянные затраты на печать и отправку документов, а также на обеспечение хранения бумаг. dzen.ru

Некоторые преимущества использования электронных бланков документов:

• Оптимизация бизнес-процессов. dzen.ru Обмен документами становится прозрачным и происходит гораздо быстрее. dzen.ru
• Снижение расходов. dzen.ru Когда документооборот переходит в цифровой режим, не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников. dzen.ru
• Безопасность. dzen.ru Снижается проблема человеческого фактора: документ не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить. dzen.ru А передачу данных защищает шифрование. dzen.ru
• Упрощённое представление документов в контролирующие органы. dzen.ru Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы. dzen.ru
• Освобождение места в архиве. dzen.ru Под электронные документы не нужно выделять специальное помещение, они хранятся на защищённом сервере. dzen.ru
• Снижение количества ошибок. dzen.ru Сервис ЭДО предупреждает пользователя, если используется некорректный формат документа. dzen.ru А интеграция с 1С и другими учётными системами исключает ошибки ручного переноса данных. dzen.ru

Некоторые недостатки использования электронных бланков документов:

• Зависимость от технических средств. digitaldocflow.ru Для работы с электронными документами необходимы компьютеры, программное обеспечение и стабильное интернет-соединение. digitaldocflow.ru Отсутствие или неисправность этих компонентов может привести к сбоям в работе и затруднениям в доступе к информации. digitaldocflow.ru