Составлять объяснительную записку важно, потому что она помогает:

• Объяснить работодателю причины проступка. 1 Для применения любого дисциплинарного взыскания должна быть выполнена определённая процедура, и объяснительная помогает донести руководителю обстоятельства, которые могли привести к опозданию, невыполнению рабочих обязанностей, порче офисной техники, конфликту в коллективе и так далее. 3
• Смягчить ответственность. 3 При наличии объективных причин совершённого проступка грамотно составленная объяснительная поможет смягчить последствия либо вовсе избежать их. 3
• Стать доказательством в споре с работодателем. 1 Если работник хочет оспорить наказание, объяснительная может стать доказательством, и любое отклонение от установленной процедуры может быть рассмотрено в его пользу. 1

Кроме того, объяснительная нужна работодателю для того, чтобы в будущем при необходимости он мог доказать факт исполнения своей обязанности по истребованию объяснений. 3