Соблюдение стандартных размеров бумаги в делопроизводстве важно по следующим причинам:

• Стандартизация форматов бумаги позволяет выработать удобную систему работы с документами, соответствующую потребностям организации. 1 Применение определённых форматов зависит от назначения документа. 1 Например, на бумаге формата А4 (210х297) оформляют документы, письма, отчётные листы, что удобно и экономично с точки зрения использования бумаги. 1
• Наличие полей (определённого пространства между текстом и краем листа бумаги) целесообразно при подшивке документов и проставлении служебных отметок. 1 При меньшем размере полей будет затруднено дальнейшее хранение и оформление документов. 1
• Все листы одного документа должны иметь одинаковые размеры полей. 3 Это важно, так как в отдельных случаях размер левого поля должен составлять не менее 30 мм, например, для документов с длительным сроком хранения (свыше 10 лет) и документов с отметкой «ЭПК». 3