Важно хранить документы даже после закрытия ИП, потому что они могут понадобиться для разрешения спорных ситуаций. 12

Например:

• Налоговая инспекция может проверить деятельность ИП даже после снятия с учёта. 1 Если возникнут вопросы, предприниматель должен предоставить ответ с документальным подтверждением — договорами, актами, УПД и пр.. 1
• Трудовая инспекция может заинтересоваться ИП при расхождении данных по количеству сотрудников или нарушении их прав. 2 В этом случае предприниматель должен сдать на проверку архивные кадровые документы. 2
• Данные архива требуются для восстановления сведений о стаже работника, например, при утере или порче трудовой книжки. 2

Срок хранения документов зависит от их категории: 1

• Налоговые и учётные документы (акты, УПД, накладные и пр.), которые подтверждают доходы и расходы. 1 Большинство документов нужно хранить пять лет после окончания налогового периода. 1
• Кадровые документы — все, которые связаны с работниками. 1 Срок хранения может варьироваться от года до 75 лет. 1 Например, протоколы о разрешении трудовых споров хранят год после принятия решения, уведомление о трудоустройстве иностранца — три года. 1

За отсутствие документов или игнорирование запросов госорганов предусмотрена ответственность, например, штрафы. 2