Полнота фактов важна в составлении служебных документов по нескольким причинам:

• Объективное решение вопроса. 1 Фактический материал, включаемый в документ, должен быть достаточным для решения вопроса. 1 Особенно это важно в документах, на основании которых решаются практические вопросы, имеющие важное политическое или хозяйственное значение. 1
• Убедительность документа. 1 Полнота и достоверность фактического материала определяют доказательность и убедительность документа. 1
• Разрешение конфликтных ситуаций. 1 Всесторонний учёт причин и следствий важен в случаях, когда документ призван разрешить конфликтную ситуацию, где сталкиваются противоположные взгляды и интересы. 1
• Снижение необходимости запрашивать дополнительные сведения. 5 Недостаточность информации может вызывать необходимость запросить дополнительные сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств. 5

При этом не следует включать в документ все сведения, относящиеся к тому или иному делу. 1 Излишние детали, перечни однотипных данных и т. п., могут отвлечь внимание от главного в документе и затруднить работу с ним. 1