Официальные документы играют важную роль в административных процессах компании, выполняя несколько функций, среди которых:

• Регламентация деятельности. 1 К официальным документам относятся уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и другие акты, которые определяют назначение деятельности, задачи и общую структуру фирмы. 13
• Фиксирование управленческих решений. 14 К распорядительным документам относятся, например, приказы по производственным вопросам и личному составу. 3
• Накопление и обобщение информации. 1 К таким документам относятся отчёты, акты, доклады и другие. 1
• Передача информации. 1 К официальным документам относятся письма, телеграммы, телефонограммы и другие. 1
• Обеспечение коммуникации. 4 Документы обеспечивают прямую и обратную связь между субъектом и объектом управления, между органами и звеньями системы. 4
• Юридическая сила. 14 Официальные документы могут служить доказательством заключённой в них информации, вызывать правовые последствия в соответствии с действующим законодательством. 14

Таким образом, официальные документы являются неотъемлемой частью управленческого процесса компании, обеспечивая взаимодействие её структурных частей и отдельных сотрудников. 12