Некоторые требования к хранению электронных архивных документов:

• Читаемость и интерпретируемость. 1 Формат документов должен позволять читать, интерпретировать и отображать их с течением времени. 1
• Группировка и описание. 1 Документы нужно организовать так, чтобы их легко было найти, распознать и отнести к группам. 1 На документах должны быть верные идентификационные номера или другие понятные и признанные маркеры. 1
• Понятность и соотносимость. 1 Должна быть понятная структура и расположение файла (адрес), принадлежность к другим документам группы. 1
• Аутентичность. 1 Обеспечивается надёжностью хранения, управлением доступом, защитой, стабильной средой хранения носителей информации. 1

Другие требования:

• В архиве должно быть не менее двух экземпляров электронных документов на разных устройствах или в разных местах. 1
• У владельца электронных документов должны быть средства для чтения, копирования, перезаписи и проверки состояния документов. 1
• Способ хранения должен исключать утрату, незаконную рассылку, уничтожение или искажение информации. 3
• Проводить проверку нужно не реже раза в 5 лет и перезаписывать электронные документы на новые носители, если нужно, и в актуальные форматы. 1