Преимущества использования электронных бланков документов по сравнению с бумажными:

• Оптимизация бизнес-процессов. 1 Обмен документами становится прозрачным и происходит быстрее, сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции. 1
• Снижение расходов. 1 Не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников. 1
• Безопасность. 1 Документ не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить, а передачу данных защищает шифрование. 1
• Упрощённое представление документов в контролирующие органы. 1 Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы. 1
• Освобождение места в архиве. 1 Под электронные документы не нужно выделять специальное помещение, они хранятся на защищённом сервере. 1
• Снижение количества ошибок. 1 Сервис электронного документооборота предупреждает пользователя, если используется некорректный формат документа, а интеграция с учётными системами исключает ошибки ручного переноса данных. 1

Недостатки использования электронных бланков документов:

• Высокая стоимость внедрения. 4 Потребуются затраты на оборудование, покупку лицензионного программного обеспечения, обучение персонала и получение электронных подписей. 4
• Необходимость обучения персонала. 4 Сотрудники, много лет работавшие в традиционной системе бумажного документооборота, могут столкнуться с рядом трудностей при использовании новой, отличной от привычной, системы. 4
• Несовместимость систем документооборота. 4 Появляется проблема несовместимости систем, когда одна компания уже использует электронный документооборот, а вторая всё ещё применяет классический вариант бумажных носителей. 4