Некоторые основные требования к хранению доверенностей в организации:

• Определение порядка хранения. 1 Его можно закрепить во внутреннем нормативном акте работодателя, например, в инструкции по делопроизводству или положении о порядке оформления, выдачи и учёта доверенностей. 1
• Организация учёта. 2 Выдачу, возврат и принятие на хранение доверенностей нужно отражать в специальном журнале. 2 Бумажный журнал лучше прошить и скрепить подписью руководителя организации, а его страницы пронумеровать. 2
• Определение срока хранения. 12 По общему правилу доверенность, выданную руководителем или лицом, которое имеет право действовать от имени организации без доверенности, нужно хранить пять лет после истечения срока её действия или её отзыва. 2 Доверенности на участие в общем собрании владельцев ценных бумаг (акционеров), участников (учредителей), пайщиков, как и их копии, требуется хранить постоянно. 2
• Назначение ответственного за хранение. 2 Его можно назначить приказом руководителя либо передать хранение в стороннюю организацию, заключив с ней договор хранения документов. 2