Некоторые основные принципы хранения и обработки документов по личному составу в архивных учреждениях:

• Формирование дел. 13 В одно дело помещают документы одного хронологического периода, по одному вопросу (одного работника) и одного срока хранения. 13 Объём документов в деле не должен превышать 250 листов при толщине в четыре сантиметра. 13 Большие по объёму дела разбивают на тома (части). 13
• Проверка оформления документов. 12 Необходимо убедиться в наличии основных реквизитов (вида документа, номера, даты, подписи и других), без которых использование документа невозможно. 13
• Расположение документов внутри дел. 15 Например, приказы, распоряжения по личному составу (о приёме на работу, переводе, увольнении, поощрении и др.) формируют в отдельные дела по каждому году. 13 Внутри дела документы располагаются по хронологии в порядке номеров, полученных в течение календарного года. 13
• Оформление дел. 15 Включает в себя подшивку (переплёт) дел, нумерацию листов дела, составление заверительной надписи, составление внутренней описи документов дела, оформление обложки дела. 15
• Недопустимость создания «нарядов» личных дел. 35 Нельзя сшивать в одно дело несколько личных дел, так как это нарушает общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа. 5