Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, для придания копии документа юридической силы необходимо проставить на ней следующие реквизиты: 2

• надпись «Верно» или «Копия верна»; 2
• должность и собственноручную подпись лица, заверившего копию; 2
• расшифровку подписи — инициалы и фамилию; 2
• дату заверения копии; 2
• надпись о месте хранения подлинника — для копий, которые предоставляются внешним пользователям (сторонним организациям). 2

Порядок заверения зависит от того, для кого оформляется копия: 3

• Для внутренних пользователей (сотрудников или руководителей структурных подразделений). 3 На копии необходимо сделать надпись «Верно» (проставить штамп «Верно»), указать должность работника, который её заверяет, поставить подпись с расшифровкой и дату, когда она заверена. 3
• Для внешних пользователей (сторонних организаций: ФНС, аудиторы и контрагенты). 3 Дополнительно в заверительной надписи указывается место, где хранится оригинал, с которого изготовили копию, номер и год дела. 3 Отметку необходимо подтвердить печатью или штампом организации (при наличии). 3

Для многостраничных документов заверительная отметка должна быть размещена на каждой странице и на их сшивке. 3 Если копии сшиваются в один документ, необходимо заверить их в целом. 3 Для этого проставляется заверительная отметка на специальной бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в точке скрепления листов ниткой или лентой. 3

Заверительная надпись должна быть выполнена в соответствии с действующим законодательством, она должна быть читаемой и не закрывать сведения в документе. 3 При оформлении копий не допускаются помарки и подчистки на заверительной надписи. 3