Какие требования существуют к оформлению описи документов в архив?

Некоторые требования к оформлению описи документов для архива:

• Оформление в виде таблицы. kandalaksha-admin.ru Строка с нумерацией граф воспроизводится на каждом новом листе описи. kandalaksha-admin.ru Для каждой графы устанавливается оптимальная ширина. kandalaksha-admin.ru Самой широкой должна быть графа «заголовок дела». kandalaksha-admin.ru
• Указание порядковых номеров и индексов дел. kandalaksha-admin.ru www.profiz.ru Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. www.profiz.ru Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. www.profiz.ru
• Заполнение графы «Заголовок дела». www.profiz.ru Графа заполняется в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела. www.profiz.ru Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же». www.profiz.ru
• Указание крайних дат. www.profiz.ru Крайними датами являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. www.profiz.ru
• Наличие титульного листа. www.profiz.ru www.consultant.ru На нём указываются название фонда, номер фонда, номер описи, название описи и крайние даты дел, включенных в опись. www.profiz.ru
• Составление предисловия и дополнения к нему. www.profiz.ru В предисловии описывается физическое состояние дел, возможные ошибки при переплёте и варианты их исправления. www.profiz.ru
• Наличие итоговой записи. www.profiz.ru www.consultant.ru Она фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также грифы утверждающих структур. www.profiz.ru
• Наличие листа-заверителя. www.profiz.ru Последний лист описи фиксирует количество листов в описи, он не нумеруется. www.profiz.ru