Некоторые требования к оформлению описи документов для архива:

• Оформление в виде таблицы. 1 Строка с нумерацией граф воспроизводится на каждом новом листе описи. 1 Для каждой графы устанавливается оптимальная ширина. 1 Самой широкой должна быть графа «заголовок дела». 1
• Указание порядковых номеров и индексов дел. 13 Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. 3 Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. 3
• Заполнение графы «Заголовок дела». 3 Графа заполняется в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела. 3 Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же». 3
• Указание крайних дат. 3 Крайними датами являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. 3
• Наличие титульного листа. 34 На нём указываются название фонда, номер фонда, номер описи, название описи и крайние даты дел, включенных в опись. 3
• Составление предисловия и дополнения к нему. 3 В предисловии описывается физическое состояние дел, возможные ошибки при переплёте и варианты их исправления. 3
• Наличие итоговой записи. 34 Она фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также грифы утверждающих структур. 3
• Наличие листа-заверителя. 3 Последний лист описи фиксирует количество листов в описи, он не нумеруется. 3