Некоторые требования к хранению личных дел сотрудников:

• Место хранения должно исключать доступ к ним третьих лиц, а также возможность хищения или утраты. 4 Обычно для этой цели используют сейфы или запираемые шкафы. 14
• Личные дела следует хранить только у действительных сотрудников. 1 После увольнения дело ещё некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам). 1
• Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и передано на архивное хранение. 1 С момента передачи дело будет храниться в архиве 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно — если руководящему. 1

Доступ к личным делам имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. 3 Как правило, сотрудники могут пролистать своё личное дело раз в год и поставить подпись о том, что всё в нём отражено верно. 1

Порядок формирования, хранения, использования и защиты личных дел рекомендуется установить локальным актом организации. 2