Некоторые требования к языку служебных документов:

• Точность и ясность. 1 Слова и термины используются в традиционных значениях, не допускающих двоякого толкования. 1
• Лаконичность. 1 Изложение ведётся максимально кратко, без описания второстепенных деталей и повторов. 1
• Убедительность. 1 Информация должна быть достоверной, в изложении легко прослеживается логика, используются веские аргументы, подкреплённые отсылками к нормативным актам. 1
• Нейтральность тона. 1 Текст излагают от 3-го лица, не допустима эмоциональная окраска событий и фактов. 1
• Употребление устойчивых словосочетаний. 1 Примеры языковых клише в служебных документах: «в связи с распоряжением…», «в целях обеспечения…», «считаем необходимым…» и т. д.. 1
• Использование общепринятых сокращений. 1 Сокращения должны быть понятны адресату, использованные сокращения должны быть одинаковыми по всему тексту. 1

К оформлению служебных документов также предъявляются следующие требования, согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• Текст составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. 25
• Текст печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. 24
• Текст выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). 24
• В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. 24
• При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии. 24